Asi není žádným tajemstvím, že na úřadech vzniká velké množství listin. Jistě, současný postupný přechod k digitalizaci jejich počet poněkud snížil, přesto však stále existuje velké množství dokumentů, které je nutné mít a uchovávat v papírové podobě.
Důvod je samozřejmě jednoduchý – s papírovou kopií nemůže být tak snadno manipulováno, ani nemůže být tak snadno upravována. Navíc v naprosté většině případů existuje v několika kopiích, které je možné mezi sebou kdykoliv porovnat. Tyto jsou navíc drženy separátně, kdy je jedna z nich uložena v archivu příslušného úřadu, a další je v majetku zúčastněných stran.
To však samozřejmě znamená, že je potřeba schovávat stále více papíru, což však představuje problém. Ať se nám to líbí, nebo ne, úřední archivy nejsou nafukovací. Proto je u každého typu dokumentu určena lhůta, po kterou musí být uschován. Poté je možné jej zlikvidovat.
Tato likvidace probíhá obvykle skartací. Ta zajistí, že daný papír nebude možné znovu složit a přečíst. A to je důležité, vzhledem k tomu, že jsou na nich často uvedeny osobní údaje, jako například rodné číslo a další, které by se neměly dostat do nepravých rukou.
Ovšem vzhledem k množství těchto dokumentů je jasné, že tuto práci nemohou zastávat úředníci sami, zvláště v našem hlavním městě, kde jich vzniká nejvíce. Není tedy divu, že si najímají externí firmy, které se na toto specializují, například Skartace dokumentů Praha: http://ekoskart.eu/. Ta zajistí, že veškeré dokumenty budou správným způsobem zlikvidovány.
Je jasné, že skartace dokumentu – Praha je velmi důležitá, neboť jak již bylo řečeno, obsahují mnohdy velmi citlivé, a především snadno zneužitelné údaje. A ty je potřeba chránit za každou cenu. Jen tak budou totiž lidé úřadům důvěřovat a spolupracovat s nimi. A to je pro hladkých průběh veškerých řízení velmi důležité.